Pięć lokalizacji, jeden panel. Jak Můj Prostor zaczął zarządzać siecią magazynów z jednego miejsca
Zarządzasz jedną lokalizacją? To czasem wyzwanie. Zarządzasz pięcioma? To już – bez odpowiednich narzędzi – logistyczny tetris.
Dokładnie w tym miejscu był Můj Prostor, gdy zaczęliśmy rozmowę. Czeska sieć magazynów self storage z bogatą ofertą i rosnącą skalą działania potrzebowała systemu, który ogarnie całość – od umów i płatności po wynajmy online – z jednego miejsca. Bez ręcznego przeklikiwania, bez błędów.
Efekt? Dziś Můj Prostor zarządza pięcioma lokalizacjami z jednego panelu i w sposób automatyczny.
O kliencie
Můj Prostor to sieć magazynów self storage działająca w Czechach od wielu lat. Cztery lokalizacje w Ostrawie i jedna w Brnie. Jej oferta to nie tylko klasyczne boksy – w portfolio znajdziesz magazyny wewnętrzne, magazyny zewnętrzne kontenerowe oraz parkingi.
Tak zróżnicowana oferta to ogromna przewaga rynkowa. Ale też wyzwanie operacyjne. Pięć lokalizacji, kilka typów powierzchni i setki klientów – każde narzędzie, które nie skaluje się razem z Tobą, staje się kulą u nogi.
Przyszedł więc czas na prawdziwy upgrade.
Wyzwanie: pięć adresów, jeden ból głowy
Przy takiej skali każda nieefektywność się mnoży. Główny problem? Brak centralnego centrum dowodzenia.
Kluczowe bolączki sieci przed wdrożeniem:
brak możliwości pełnego wynajmu online,
brak zarządzania umowami i klientami z jednego systemu,
brak automatyzacji fakturowania i płatności.
Do rozwiązania były dodatkowo dwie kwestie. Pierwsza to import danych powiązanych z kilkuset boksami. A druga to potrzeba integracji z czeskim operatorem płatności Comgate, aby proces wynajmu był w pełni dopasowany do potrzeb tutejszego rynku.
Każdy z tych punktów z osobna to wyzwanie. Razem? To właśnie powód, dla którego Můj Prostor szukał solidnego partnera wdrożeniowego, nie tylko dostawcy softu.
Rozwiązanie: jeden system, pełna kontrola
SavvyLockers (zagraniczna marka Sprytki.pl) nie jest czeskim systemem, ale od pierwszego dnia współpracy działaliśmy tak, żeby Můj Prostor (i jego klienci) czuli się z nim jak u siebie.
Co wdrożyliśmy:
Panel Administratora – centralne zarządzanie wszystkimi pięcioma lokalizacjami z jednego miejsca. Nie ma znaczenia, czy logujesz się rano w Ostrawie, czy wieczorem w Brnie – widok jest zawsze ten sam, kompletny.
Panel Klienta – pełny wynajem online: umowa, faktura, płatność. Klient wynajmuje boks o 2 w nocy? Żaden problem.
Integracja z Comgate – przygotowana specjalnie dla Můj Prostor, żeby proces płatności był w 100% dopasowany do czeskiego rynku.
Automatyczne mailingi systemowe – komunikacja z klientami działa sama, bez ręcznego wysyłania wiadomości.
Import danych – kilkaset boksów wraz z danymi o wynajmach przeszło bezpiecznie do nowego systemu. Zero utraty danych, zero chaosu przy przejściu.
Panel w języku czeskim – bo lokalizacja to nie tylko adresy na mapie, ale też język, w którym rozmawiasz z klientem.
Równolegle Můj Prostor przeprowadził pełną metamorfozę strony internetowej. Nowy serwis – nowoczesny, nastawiony na sprzedaż online – został zintegrowany ze Sprytki.pl, zamykając cały proces wynajmu w jednym, spójnym ekosystemie.
Dodatkowo zespół Sprytki.pl był do dyspozycji na każdym etapie projektu. Bo wdrożenie to nie tylko software, to też ludzie, którzy wiedzą, co robią.
Rezultat: zautomatyzowane zarządzanie
Po wdrożeniu Můj Prostor zyskał to, czego szukał od początku: pełną kontrolę nad siecią – niezależnie od lokalizacji, typu powierzchni i pory dnia.
„Przy pięciu lokalizacjach kluczowe było dla nas jedno: pełna kontrola z jednego miejsca. Dzięki SavvyLockers zarządzamy umowami, płatnościami i klientami centralnie, bez chaosu i ręcznej pracy.” Lycka Benedikt, Můj Prostor
Automatyzacja procesów przełożyła się na mniej godzin spędzonych na ręcznej obsłudze, porządek w danych i biznes gotowy na dalszy wzrost – bez względu na to, czy następna lokalizacja będzie szósta, czy dziesiąta.
„SavvyLockers nie jest czeskim systemem, ale od początku nie czuliśmy żadnej bariery – ani językowej, ani operacyjnej. Dostaliśmy rozwiązanie w pełni dopasowane do naszego rynku i realne wsparcie na każdym etapie wdrożenia.” Lycka Benedikt, Můj Prostor
Co z tego wynika dla Ciebie?
Przypadek Můj Prostor wskazuje na kilka rzeczy, o których warto pamiętać, jeśli zarządzasz (lub planujesz) siecią magazynów.
1. Skala nie musi oznaczać komplikacji. Pięć lokalizacji, różne typy powierzchni, inny kraj – a jednak jeden panel i pełna automatyzacja. System, który rośnie razem z Tobą, to nie luksus, a fundament biznesu.
2. Zróżnicowana oferta wymaga systemu, który to obsłuży. Boksy wewnętrzne, kontenery, parkingi – SavvyLockers zarządza tym wszystkim bez podziału na „da się” i „nie da się”.
3. Wdrożenie to też partner, nie tylko produkt. Integracja z lokalnym operatorem płatności, dostosowanie faktur do wymogów rynku czeskiego, panel w języku klienta – takie szczegóły robią różnicę między systemem „na papierze dobrym” a systemem, który naprawdę działa.
Chcesz zobaczyć, jak wyglądałoby to u Ciebie? Porozmawiajmy.
SavvyLockers / Sprytki.pl – oprogramowanie, które ogarnia sieć za Ciebie.
