BoxStorage. Kompleksowe zrządzanie magazynem w jednym systemie
- Klient: BoxStorage
- Typ obiektu: Zewnętrzny self storage, kontrola dostępu na wjeździe
- Lokalizacje: 1 lokalizacja, Macierzysz pod Warszawą
- Ilość boksów: 100
- Wdrożenie Sprytki.pl: ✅Panel Administratora ✅Panel Klienta ✅Kontrola dostępu ✅Mapa boksów
Tło projektu
BoxStorage to magazyn samoobsługowy położony na obrzeżach Warszawy, w sąsiedztwie dużego osiedla mieszkaniowego i ważnego węzła komunikacyjnego. Obiekt, zbudowany z solidnych kontenerów morskich, oferuje przestronne boksy, które idealnie odpowiadają potrzebom okolicznych mieszkańców oraz przedsiębiorców.
O samej inwestycji opowiedział nam Karol Załęski – przedsiębiorca z wieloletnim doświadczeniem, współwłaściciel kilku firm. Pomysł stworzenia magazynu samoobsługowego zrodził się trzy lata temu, gdy nasz rozmówca potrzebował niewielkiej przestrzeni do prowadzenia działalności. Szukając odpowiedniego lokalu, natrafił na usługę self storage. To zainspirowało go do zagospodarowania firmowych działek, które dotychczas nie były wykorzystywane. Mimo licznych formalności, takich jak uzyskanie pozwoleń na budowę, spełnienie wymogów przepisów przeciwpożarowych – projekt został z sukcesem zrealizowany. Budowany etapami, BoxStorage składa się obecnie z około 100 boksów o powierzchniach 5, 11, 14 i 27 m².
Wyzwania
1. Brak zintegrowanego systemu
Zanim w BoxStorage zagościł system Sprytki.pl, zarządzanie wynajmem magazynów było rozproszone i czasochłonne. Właściciel korzystał z wielu różnych narzędzi:
- rozbudowanego arkusza Excel do obsługi najmów,
- oprogramowania do podpisywania umów online,
- systemu do wystawiania faktur,
- osobnego narzędzia do generowania linków do płatności.
Brak jednego, zintegrowanego rozwiązania oznaczał konieczność ręcznego wprowadzania danych w różnych programach. Naszym zadaniem było więc uproszczenie tej pracy i zastąpienie wielu narzędzi jednym system.
2. Integracja z bramką GSM
Kolejnym wyzwaniem była ciekawa kontrola dostępu – wjazd sterowany bramką GSM. Najemcy otwierają tu bramę, dzwoniąc na jej numer ze swojego telefonu. Warunkiem jest wcześniejsze dodanie autoryzowanego kontaktu do bazy centralki, co właściciel musiał robić ręcznie. Na życzenie klienta postanowiliśmy poszerzyć Sprytki.pl o nową funkcjonalność. Chcieliśmy wyeliminować manualną obsługę tego procesu, dlatego celem było stworzenie mechanizmu, który automatycznie uwzględniałby numer telefonu klienta w systemie już na etapie podpisywania umowy online.
Rozwiązanie
Właściciel BoxStorage zdecydował się na wdrożenie Sprytki.pl, ponieważ nasz system napisany jest od „A do Z” dla magazynów self storage – bez zbędnych funkcji typowych dla programów do zarządzania nieruchomościami mieszkalnymi czy biurowymi. Jak mówi Karol Załęski:
„Kiedy szukałem odpowiedniego oprogramowania, miałem styczność z kilkoma systemami, ale były one za bardzo rozbudowane, nieintuicyjne i nieadekwatne do potrzeb self storage. 90% funkcji było tam dla nas zbędnych. Natomiast Sprytki.pl jest proste, funkcjonalne i ma dokładnie to, czego potrzebujemy.”
Mając takie informacje, mogliśmy Klientowi zaproponować najlepiej skrojoną wersję naszego systemu. Najważniejsze funkcje Sprytki.pl, które usprawniły działalność BoxStorage i zastąpiły inne programy, to:
- podpisywanie umów online – klienci wynajmują boksy bez konieczności kontaktu z magazynem,
- zarządzanie płatnościami – system automatycznie generuje faktury, linki do płatności, a status płatności aktualizuje się na bieżąco,
- zintegrowana kontrola dostępu – dostosowaliśmy Sprytki.pl do istniejącego systemu z bramką GSM; teraz numery telefonów najemców są automatycznie dodawane do bazy na etapie podpisywania umowy,
- mapa boksów – BoxStorage wykorzystuje gotowe rozwiązanie w Sprytki.pl, które pozwala klientom rezerwować konkretne boksy na mapie magazynu.
TIP! Self storage jak sklep online? Czemu nie! Taką koncepcję mieli właściciele BoxStorage – chcieli, by strona internetowa magazynu przypominała sklep, w którym klienci mogą wybierać wolne boksy za pomocą interaktywnej mapy. Ostatecznie nie musieli realizować tego pomysłu samodzielnie, gdyż nasz system oferuje funkcjonalność wspomnianej wyżej mapy boksów. Jak podkreśla Karol Załęski:
„Płacimy za Sprytki.pl nieduży abonament, a gdybyśmy musieli sami stworzyć taki sklep internetowy, utrzymywać serwery i zatrudnić informatyków, koszty byłyby nieporównywalnie większe.”
Rezultaty
System Sprytki.pl działa tutaj od miesiąca, ale właściciel BoxStorage już teraz zauważa znaczące korzyści.
- Oszczędność czasu – ręczne wystawianie faktur i zarządzanie dostępem zostało zautomatyzowane.
- Mniejsze ryzyko błędów – wszystkie informacje znajdują się w jednym systemie, a dane nie krążą już między różnymi narzędziami.
- Szybsza obsługa klientów – rejestracja nowego najemcy i aktywacja dostępu do magazynu odbywa się automatycznie, co zwiększa wygodę użytkowników.
- Przejrzysty panel klienta – najemcy mogą zarządzać swoimi rezerwacjami online, co ułatwia obsługę wynajmu, szczególnie tego krótkoterminowego.
„Co dało mi wdrożenie Sprytek? Zdecydowanie oszczędność czasu. Nie muszę wystawiać faktur, bo same się wystawiają. Dobre jest też to, że kiedy klient zapłaci za wynajem blikiem z linka do płatności, to automatycznie w systemie zaznacza mi się, że najem jest opłacony. Działamy dopiero miesiąc na tym oprogramowaniu i są jeszcze klienci, którzy płacą tradycyjnie, ale na pewno połowa sprawdzania płatności już mi odeszła”
Karol Załęski
Podsumowanie
System Sprytki.pl w BoxStorage udowadnia, że jedno kompleksowe narzędzie to gwarancja na pełny profesjonalizm w zarządzaniu self storage. Automatyzacja najważniejszych procesów, centralizacja danych oraz integracja z bramką GSM przełożyły się na zwiększenie efektywności operacyjnej oraz znaczną oszczędność czasu. Dzięki temu właściciele mogą skupić się na rozwoju biznesu, mając pewność, że technologia wspiera ich codzienne działania.
Zapraszamy do Box Storage: https://boxstorage.com.pl/