Umowy online czyli pożegnanie z papierokracją
W jaki sposób prowadzić biznes self storage bardziej ekonomicznie i ekologicznie? Rób to łatwo i przyjemnie, już dziś przywitaj zielone e-umowy! Odkryj, dlaczego warto odchodzić od papierowej tradycji na rzecz nowoczesnych technologii. Zapraszamy do innowacyjnego świata umów online, które nie tylko pozwolą zaoszczędzić Twój czas i pieniądze, ale również zapewnią bezpieczeństwo i wygodę na całkiem nowym poziomie.
O innych sposobach na uproszczenie sobie pracy przeczytasz również tutaj: Wszystkie drogi prowadzą do self storage. O mapie boksów
- Umowy można dziś sporządzać i finalizować w pełni automatycznie, pomijając nawet etap drukowania.
- Podpis elektroniczny ma takie same skutki prawne we wszystkich państwach Unii, a dzięki temu będziesz łatwiej zawierać umowy na wynajem boksów w swoim magazynie self storage.
- Cały proces zawierania umowy na wynajem przeprowadzisz od A do Z w oprogramowaniu Sprytki.pl.
- W procesie podpisywania umów online bazujemy na naszym autorskim rozwiązaniu Signa365.
- Teraz najemca może wynająć i opłacić boks, podpisać umowę i wejść do magazynu bez zaangażowania administratora.
Czy warto przejść na umowy online?
Papier jest cierpliwy, ale czy na pewno Ty masz jeszcze cierpliwość do papierków? Powiedzmy sobie szczerze – tradycyjne dokumenty odchodzą dziś do lamusa, a cyfryzacja rozkwita. Dodatkowo dobry klimat dla rozwoju e-dokumentów tworzą przyjazne regulacje Parlamentu Europejskiego, które starają się nadążyć za pędzącą technologią (np. rozporządzenie eIDAS1).
Cyfryzacja to niewątpliwie duże ułatwienie przy sporządzaniu i finalizowaniu wszelkich umów. Dziś można to już robić w pełni automatycznie, pomijając nawet etap drukowania. O korzyściach płynących ze zdalnego zawierania umów nie musimy przekonywać. Wystarczy wspomnieć:
- szybkość i efektywność,
- oszczędność czasu i kosztów,
- wygodę i łatwość dostępu,
- ekonomiczność i ekologię,
i wszystko jasne.
Pozostaje jedynie ważna kropka nad i – podpis. Podpisując umowę online, zarówno Ty, jak i Twój klient musicie mieć pewność, że proces jest bezpieczny, wiarygodny i właściwie uwierzytelniony. Takiej gwarancji nie musisz szukać daleko – oprogramowanie Sprytki.pl to naturalne środowisko dla niezawodnych rozwiązań. Nasz podpis jest zabezpieczony pieczęcią Eurocert (szczegóły na signa365.pl).
Co potrafi nasz e-podpis?
„Podpis elektroniczny ma takie same skutki prawne we wszystkich państwach Unii Europejskiej” 2, a dzięki temu będziesz łatwiej zawierać umowy o wynajem boksów w swoim magazynie self storage. Możesz zapomnieć o czasochłonnej wymianie dokumentów i gubieniu „papierków”. A wszystko łatwo ogarniesz w sprytnym oprogramowaniu Sprytki.pl.
Teraz cały proces zawierania umowy, od treści po podpis, przeprowadzisz w kilka chwil. Wszystko całkowicie online. „Po pierwsze primo”, treść Twojej umowy wgramy do oprogramowania, a odpowiednie zmienne pola (np. dane najemcy) wypełnią się automatycznie dla konkretnego wynajmu. „Po drugie primo”, podpiszesz zdalnie z klientem umowę. Bazujemy tu na naszym autorskim rozwiązaniu Signa365. Wystarczą tylko 3 proste kroki (rys. 1).
Rys. 1. Sprytki.pl – 3 kroki do finalizacji e-podpisu.
Po kliknięciu w link do podpisu otwiera się dedykowana strona www. Są tu szczegółowe dane jak numer umowy, strony umowy, można też cały dokument jeszcze raz przejrzeć. By złożyć e-podpis powinieneś jedynie zaznaczyć okienko „podpisuję umowę jako” i wprowadzić swoje dane (imię, nazwisko, adres e-mail). Teraz tylko przycisk PODPISZ UMOWĘ i już! To samo robi Twój klient.
Podpisanie umowy online przez najemcę i administratora lokalizacji poświadczone zostaje na „Karcie podpisów”.
Rys. 2 Sprytki.pl – Wzór Karty podpisów elektronicznych.
Jeśli magazyn self storage jest wyposażony w system kontroli dostępu, zarządzanie nim może stać się naprawdę w pełni bezobsługowe. Teraz najemca może wynająć i opłacić boks, podpisać umowę i wejść do magazynu bez zaangażowania administratora. I to wszystko 7 dni dni w tygodniu 24/h (nie ma ograniczeń co do godzin pracy biura). Co więcej, może to zrobić stojąc tuż pod drzwiami magazynu i mając do dyspozycji jedynie swój smartfon.
Skąd wiem, że proces składania e-podpisu przebiega prawidłowo?
Jak już zdążyliśmy przyzwyczaić naszych Klientów, o każdym etapie procesu Sprytki.pl informują specjalnymi wiadomościami e-mail. W tym przypadku będą to wiadomości o:
- uruchomieniu procesu podpisu umowy online,
- aktualizacji procesu podpisywania (po podpisaniu jednej ze stron a następnie przez obie strony),
- zakończeniu procesu podpisywania umowy online.
By zachować wszelkie standardy bezpieczeństwa, stałymi elementami tych wiadomości są informacje o wynajmie i kontakt do administratora lokalizacji.
Gdzie znajdę umowy online?
Proces podpisania umowy uruchomisz w module Skrytki lub Najemcy. Dołożyliśmy tam odpowiednie okienko „pop up”, w którym wystarczy zaznaczyć:
- wyślij umowę najemcy,
- uruchom proces podpisu online.
Więcej o module Skrytki przeczytasz tu: Sprytki – co takiego w sobie maja? Moduł „Skrytki”.
Dla jeszcze większej wygody, proces podpisu możesz również uruchomić w module „Umowy” jednym klikiem guziczka „Uruchom proces podpisu online”. W module tym znajdziesz również zbiór wszystkich umów, łącznie z ich statusem.
Przesiądź się na zielone e-umowy
Wybór umów online w branży self storage to dobry krok w kierunku wygody, bezpieczeństwa i zwiększenia efektywności pracy. Współczesne technologie i regulacje prawne pozwalają zrezygnować z tradycyjnych, papierowych umów na rzecz cyfrowych rozwiązań. Przynosi to liczne korzyści. Wybierając oprogramowanie Sprytki.pl możesz mieć pewność, że z nowoczesną technologią zawsze będziesz na bieżąco. Proces podpisywania e-umów to nowość w naszym oprogramowaniu, ale nie zwalniamy tempa. Wkrótce podzielimy się wiadomościami o kolejnych nowinkach w systemie Sprytki.pl, m.in. o płatnościach automatycznych.
Na koniec jeszcze jeden drobiazg. Przechodząc całkowicie na umowy online w swoim biznesie self storage, podejmujesz mały, ale istotny krok w kierunku zmniejszenia naszego śladu węglowego i zachowania zielonych przestrzeni dla kolejnych pokoleń.
Zapraszamy do zielonych e-umów systemu Sprytki.pl!
Źródła:
(1) https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32014R0910
(2) https://www.parp.gov.pl/component/content/article/53943:podpis-elektroniczny-jednolity-rynek-cyfrowy
