Biznes self storage na torach sukcesu
Nowoczesne zarządzanie magazynem Kontenerek dzięki oprogramowaniu dla branży self storage Sprytki.pl
Nasza współpraca z panem Mateuszem, właścicielem magazynu self storage Kontenerek, to przykład na to, jak odpowiednie narzędzia IT potrafią przyspieszyć rozwój biznesu. Dzięki wdrożeniu systemu Sprytki.pl, obiekt ten od samego początku znajdował się na „pole position” w wyścigu o klientów. Nasza współpraca nie ograniczyła się jedynie do wdrożenia systemu, ale pomogła w szybszym osiągnięciu wysokiego poziomu wynajmów. Kontenerek to obecnie 80 boksów zewnętrznych o powierzchni od 2 m2 do 12 m2 (docelowo będzie ich aż 300!), usytuowanych przy ruchliwej wrocławskiej drodze, co zapewnia mu idealne warunki do działalności. Doskonała lokalizacja i sprawna obsługa, to dwa kluczowe elementy w tej branży. A jeśli do tego dołożymy przedsiębiorczy zmysł właściciela – podium gwarantowane!
Nasz klient
Pan Mateusz to człowiek o wielu pasjach, a jedną z nich są rajdy samochodowe cross country, w których odnosi sukcesy. Poza tym od zawsze widział siebie jako właściciela własnego biznesu. Pomysł na self storage zrodził się w jego głowie około trzy lata temu. Pan Mateusz osobiście odczuwał brak miejsca na przechowywanie sprzętu sportowego, co skłoniło go do zgłębienia tematu. Odkrył, jak dynamicznie rozwija się branża self storage w Anglii i Francji, a analiza rynku we Wrocławiu potwierdziła zapotrzebowanie na tego typu usługi.
Największym wyzwaniem było znalezienie odpowiedniej działki. Pan Mateusz planował zewnętrzny self storage – łatwo nie było, ale w końcu znalazł idealne miejsce! Decydujący moment nastąpił, gdy o systemie Sprytki.pl opowiedział naszemu klientowi pan Konrad z Procontainers – to wykonawca budowy Kontenerka i jednocześnie renomowany producent boksów.
Wyzwania przed wdrożeniem
Już na samym początku Pan Mateusz wiedział, czego chce. Jego biznes nie mógł opierać się na tabelkach Excela – potrzebował profesjonalnego oprogramowania. Jazda gokartem po torze do F1? Nic z tych rzeczy! Nasz Klient poszukiwał systemu, który ułatwi mu obsługę klientów oraz zautomatyzuje procesy, pozwalając skupić się na marketingu i dalszym rozwoju firmy. Aby zarządzanie magazynem przebiegało sprawnie od samego startu, a zwrot z inwestycji nastąpił szybko, wszystko musiało działać płynnie – bez zbędnych pit stopów.
Naszym zdaniem
Zewnętrzny magazyn self storage, który już na starcie dysponował znaczną liczbą boksów, wymagał przede wszystkim sprawnego zarządzania rezerwacjami oraz zautomatyzowanej obsługi wynajmów. Bez odpowiedniego systemu, zamiast rozwijać biznes, właściciel musiałby zmagać się z codzienną biurokracją, jak chociażby:
- zarządzanie rezerwacjami i wynajmami: ręczne śledzenie dostępności boksów,
- obsługa klientów: czasochłonne procesy administracyjne, telefony, podpisywanie umów, wystawianie faktur, czy kontrola płatności,
- raportowanie: trudności w uzyskiwaniu dokładnych informacji o zajętości magazynów i kondycji finansowej.
W tej sytuacji zaproponowaliśmy Panu Mateuszowi system oparty o nasze dwa główne panele – Panel Administratora oraz Panel Klienta. Chodziło o to, by jak najwięcej wynajmów mogło dokonywać się online, a przy tym było wiadomo na bieżąco, co tam w kontenerach piszczy.
Zdaniem Klienta
„Self storage z założenia jest biznesem pasywnym, więc musimy zrobić wszystko, żeby jak najbardziej zautomatyzować cały teren i generalnie cały biznes. Jeżeli ma się oprogramowanie, które to kontroluje, fakturuje i sprawdza na bieżąco najmy, to jest prostsze i dla mnie, i dla klienta. Praca na Excelu nie wchodziła w grę, bo tam bardzo łatwo o jakiś błąd. Poza tym brak właściwego systemu jest niewygodny dla samego najemcy – musi przyjechać, podpisać umowę, a potem nie ma wglądu do tego, jakie np. płatności już puścił. To nie jest prowadzenie firmy na miarę naszych czasów, dlatego chciałem wprowadzić coś innowacyjnego. Na początku szukałem oprogramowania w USA, ale okazało się, że tamtejsze rozwiązania nie są kompatybilne z polskimi systemami płatniczymi. Na szczęście znalazłem odpowiedni system na rodzimym rynku – Sprytki.pl”.
Mateusz Dzwończyk
Proces wdrożenia
Po dokładnym omówieniu założeń z Klientem, zespół Sprytki.pl zakasał rękawy. Musieliśmy skonfigurować i wdrożyć Panel Administratora i Panel Użytkownika, oferując narzędzia do automatyzacji procesu wynajmu.
Nasze podejście
1. Analiza wymagań biznesowych.
- Pan Mateusz precyzyjnie określił swoje potrzeby – dużą wagę przykłada do spójnego wizerunku i marketingu.
- W trakcie prac wdrożeniowych pozostawaliśmy w ciągłej komunikacji z klientem, na bieżąco wprowadzając zgłaszane sugestie.
2. Wdrożenie systemu Sprytki.pl.
- Nasz zespół zaimplementował Panel Administratora i Panel Użytkownika, dostosowany do specyfiki działalności Pana Mateusza.
- Dodatkowo system przeszedł „tuning”, dopasowując się do kolorystyki brandu Kontenerek, aby zachować spójność wizualną.
- Na zakończenie przeszkoliliśmy Właściciela z obsługi systemu Sprytki.pl, zarówno od strony Administratora, jak i z punktu widzenia najemcy.
3. Praca na co dzień.
- Klient ma z nami stały kontakt i żadne zlecenie nie zostaje bez odpowiedzi. Najczęściej zlecenia dotyczą potrzeby różnych aktualizacji, klient również sam zgłasza ciekawe pomysły rozwojowe systemu.
Zdaniem klienta
„Dzięki systemowi Sprytki.pl mam czas na znajdowanie nowych pomysłów, na to, jak dalej rozwijać biznes. Jest tu bardzo mało mojej kontroli. Wystarczy, że widzę w systemie, jak klienci płacą na bieżąco, sami rezerwują boksy. A naprawdę dużo boksów wynajmuje się umnie internetowo. Pamiętam na przykład tegoroczną majówkę, kiedy odpoczywałem z rodziną i tylko obserwowałem na telefonie powiadomienie za powiadomieniem o wynajmie kolejnego kontenera. Nie musiałem nic robić, wszystko działo się samo!”.
Mateusz Dzwończyk
Funkcjonalności wdrożonego oprogramowania
Panel Administratora: stworzony dla właścicieli i administratorów self storage, który przejmuje liczne obowiązki lub wspiera zdalne zarządzanie biznesem dzięki następującym funkcjom:
- zarządzanie wynajmami,
- podpisywanie umów najmu online, z elektronicznym podpisem certyfikowanym przez Eurocert,
- automatyczne wystawianie faktur i ich wysyłka online,
- monitorowanie dostępności i zarządzanie przestrzeniami,
- generowanie raportów finansowych i operacyjnych,
- automatyczna komunikacja e-mailowa, w tym przypomnienia o płatnościach, linki do płatności, a także instrukcje dla najemcy po wynajęciu boksu.
Panel Klienta: wersja systemu Sprytki.pl przeznaczona dla najemców boksów. Automatyzuje proces obsługi klienta, umożliwiając bezobsługowy wynajem przestrzeni w self storage. Najemcy zyskują dostęp do szeregu funkcji, takich jak:
- wynajem i zarządzanie boksami,
- dostęp do faktur i płatności online.
Efekty wdrożenia systemu Sprytki.pl
Naszym zdaniem
Wdrożenie zakończyło się pomyślnie, a w ciągu kilku miesięcy od uruchomienia system Sprytki.pl skutecznie na siebie zapracował. Właściciel może prowadzić swój biznes tak, jak sobie zaplanował – profesjonalnie, opierając się na dedykowanych rozwiązaniach stworzonych z myślą o branży self storage. Pan Mateusz chwali też możliwość personalizacji systemu pod kątem logo i kolorystyki jego marki, co wzmacnia jego wizerunek na rynku. Z kolei najemcy doceniają wygodę, jaką daje system – możliwość wynajęcia boksu bez wychodzenia z domu często ich pozytywnie zaskakuje! Chwalą szybkość i prostotę całego procesu, a także możliwość opłacania wynajmu kartą czy Blikiem.
Efekt po wdrożeniu: Już około 50% wynajmów w magazynie self storage Kontenerek dokonuje się za pośrednictwem systemu Sprytki.pl. Jednocześnie Klient zdaje sobie sprawę, że dalsze budowanie świadomości tego rozwiązania przyczyni się do wzrostu tego wyniku. Dzięki automatyzacji wielu procesów, właściciel mógł skupić się na strategii rozwoju – obecnie planuje realizację drugiego z czterech etapów inwestycji, czyli rozbudowę obiektu o kolejne 80 boksów.
Zdaniem Klienta
„Zdarza się często, że klienci potrzebują boksu „na już”, albo w niedzielę – i wtedy przyjeżdżają, nie muszą się specjalnie ze mną umawiać. Moi klienci doceniają również to, że da się płacić kartą czy blikiem, że dostają automatyczne przypomnienia. Uważam, że problemy z płatnościami w wielu biznesach nie wypływają ze złej woli klientów, ale z tego, że oni mają dużo na głowie i czasem przegapiają po prostu jakieś opłaty”.
Mateusz Dwończyk
Podsumowanie
Wdrożenie systemu Sprytki.pl w magazynie Kontenerek pozwoliło na automatyzację procesów wynajmu i obsługi klientów, co znacznie usprawniło działanie obiektu. Dzięki temu właściciel może koncentrować się na tym, co dla niego ważne, na dalszym rozwoju biznesu – obecnie planuje rozbudowę o kolejne 80 boksów. System Sprytki.pl stał się nieodłącznym elementem codziennej pracy magazynu, a rosnąca liczba zadowolonych klientów potwierdza, że to była właściwa decyzja.
Self storage na właściwych torach? Z pewnością! A to dopiero początek naszej ciekawej współpracy, z czego niezmiernie się cieszymy
